Należy pamiętać, aby „trudną” rozmowę zamienić na rozmowę „rozwojową”. Dzięki temu cele, które wyznaczamy sobie w zarządzaniu personelem, będą zdecydowanie łatwiejsze do osiągnięcia. Każda, nawet „trudna”, rozmowa powinna być przeprowadzona z poszanowaniem godności pracownika i zasad współżycia społecznego.
A zatem przełożony musi:
- panować nad emocjami,
- starać się w spokojny i rzeczowy sposób przedstawić swoje zastrzeżenia dotyczące wyników osiąganych przez pracownika,
- nie używać obraźliwych słów,
- nie krzyczeć na podwładnego,
- nie zastraszać go itp.
Poza tym każdy menedżer powinien pamiętać o tym, aby:
- mówić wolno,
- słuchać tego, co pracownik ma do powiedzenia,
- pamiętać o przedstawieniu celu spotkania oraz na koniec przypomnieć ustalenia umowy, którą strony zawarły w trakcie dyskusji,
- robić „pauzy” podczas wypowiedzi, tak by możliwe było nawiązanie naturalnego dialogu; dzięki temu pracownik może się czuć komfortowo podczas „trudnej” rozmowy. Oto schemat przeprowadzenia trudnej rozmowy – gotowy do zastosowania:
- Przedstaw cel i pokaż swoją pozytywną intencję.
Chcę z tobą porozmawiać o tym, w jaki sposób wyrażasz ostatnio swoje opinie na temat nowych zadań, które zostały wam zlecone.
- Wyjaśnij, co zrobił, powiedział – jak się zachował. Operuj faktami, przykładami.
Podczas wykonywania zadania słyszę, że ciągle narzekasz. Mówisz np.: „ Ta praca jest bez sensu” lub „ Znowu każą mi robić coś, o czym nie mam pojęcia”.
- Pokaż, jakie są konsekwencje takiej postawy i jaki jest twój stosunek do tego zachowania.
Takimi komentarzami wywołujesz niepotrzebne konflikty. Rezultat jest taki, że zamiast pracować, wszyscy koncentrują się na tym, co mówisz. Nie podoba mi się taka forma wyrażania zdania.
- Ewentualnie: możesz odwołać się do zasad panujących w firmie. To, w jaki sposób wyrażasz swoje zdanie,jest niezgodne z obowiązującymi zasadami komunikacji.Przypomnij sobie, że mieliśmy przesyłać sobie jasne komunikaty dotyczące pracy. Tymczasem ja dowiaduję się o nich przypadkiem.
- Dopuść taką osobę do głosu.
Pamiętaj! Każdy ma prawo do wyrażenia własnego zdania. Spraw, aby człowiek w tej sytuacji nie czuł się jak karcony. Możesz go otwarcie pytać, co ma do powiedzenia.
Zapytaj:
Co się dzieje? Czy coś się stało, że w taki sposób komentujesz powierzane ci zadania?
- Propozycja rozwiązania problemu, aby takie komentarze się nie powtórzyły.
Menedżer dbający o ciągły rozwój swoich pracowników motywuje ich do zmiany i wykazuje szczerą chęć pomocy. Twoim zadaniem jest uczenie ludzi nowych umiejętności, dzięki którym podobne sytuacje nie będą się powtarzały.
Powiedz:
Zależy mi na tym, aby ludzie mogli efektywnie tu pracownicy i nie narzekali na swoją pracę. Masz pomysł, jak to zrobić?
Pamiętaj – to jest najważniejszy moment spotkania, w którym trudna rozmowa zamienia się w rozmowę rozwojową. Niech pracownik najpierw przedstawi swoją propozycję rozwiązania problemu. Weźmie wtedy za nią większą odpowiedzialność. Możesz do jego propozycji dorzucić własne sugestie.
Jeśli natomiast pracownik nie chce współpracować – zapowiedz sankcję w przypadku recydywy. Uprzedź, co się stanie, jeśli będzie kontynuował podobne zachowanie. „Jeśli ta sytuacja się powtórzy, będę zmuszony poinformować przełożonego wyższego szczebla, że swoimi uwagami utrudniasz pracę pozostałym osobom”.
Zakończ rozmowę, upewniając się, czy doszliście do porozumienia. Jaka jest twoja decyzja w tej sprawie? Na co się umawiamy? – zadając takie pytanie, zmuszasz swojego rozmówcę do wzięcia odpowiedzialności za podjęte zobowiązania.
Przełożeni powinni pamiętać, że spotkania z pracownikami to najlepszy sposób na polepszenie współpracy, a znalezienie wspólnego mianownika to klucz do sukcesu firmy.
Zasady prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami
Pracownicy na każdym szczeblu zaszeregowania są w stanie uczyć się i dokonywać zmian w sytuacji, kiedy czują się dobrze i bezpiecznie. Należy pamiętać, że pracownicy, którym wytyka się błędy i z którymi prowadzi się trudne rozmowy w nieumiejętny sposób, nie mogą się potem zmotywować do wprowadzenia zmiany.
Dlaczego tak wielu menedżerów boi się trudnych rozmów z pracownikami? Co ich ogranicza? Jakie mają obawy? Prowadząc analizę problemu podczas szkoleń, zauważyłam, że większość menedżerów boi się trudnych rozmów, ponieważ obawia się braku zrozumienia, błędnego odebrania ich intencji, braku wyrozumiałości. Demotywuje ich również strach przed konsekwencjami. Te obawy potęguje dodatkowo brak pomysłu na przeprowadzenie takiej rozmowy.
Aby rozmowa zakończyła się sukcesem, należy wprowadzić zmiany w organizacji czasu przeznaczonego na przygotowanie się do takiej rozmowy. Odpowiedz sobie na pytanie: ile czasu inwestujesz w przygotowanie się do trudnej rozmowy z pracownikiem? Jeśli ten czas jest dłuższy niż 10 minut, możesz być z siebie dumny. Jeśli jest krótszy, zastanów się, jak bardzo zależy ci na tym, aby zaszła zmiana, której oczekujesz.
Nie istnieje jeden właściwy sposób porozumiewania się z pracownikami. Dla każdej osoby zarządzającej może być skuteczna inna technika. Niezależnie od tematu i rozmówcy kluczem do sukcesu jest właściwe przygotowanie. Pominięcie tego etapu zwiększa ryzyko porażki – po obu stronach mogą pojawić się emocje, a wówczas sytuacja wymknie się spod kontroli.
Kolejnym ważnym elementem, który wpływa na przebieg trudnej rozmowy, jest nastawienie wielu menedżerów, którzy podczas spotkania wytykają pracownikowi błędy, krytykują jego pomysły, narzucają swoje rozwiązania. A co najważniejsze, oceniają, nie szukając przyczyn problemu. Pracownicy natomiast, słysząc krytykę i surową ocenę, tracą wiarę we własne umiejętności oraz motywację do działania i obawiają się kolejnych wyzwań, którym trudno będzie im sprostać.
Aby rozmowa zakończyła się sukcesem, należy wprowadzić zmiany w organizacji czasu przeznaczonego na przygotowanie się do takiej rozmowy. Odpowiedz sobie na pytanie:
Ile czasu inwestujesz w przygotowanie się do trudnej rozmowy z pracownikiem?
Jeśli ten czas jest dłuższy niż 10 minut, możesz być z siebie dumny. Jeśli jest krótszy, zastanów się, jak bardzo zależy ci na tym, aby zaszła zmiana, której oczekujesz. Nie istnieje jeden właściwy sposób porozumiewania się z pracownikami. Dla każdej osoby zarządzającej może być skuteczna inna technika. Niezależnie od tematu i rozmówcy kluczem do sukcesu jest właściwe przygotowanie. Pominięcie tego etapu zwiększa ryzyko porażki – po obu stronach mogą pojawić się emocje, a wówczas sytuacja wymknie się spod kontroli.
A więc pamiętaj – pierwszy ważny krok który powinieneś podjąć, aby trudne rozmowy były efektywniejsze to dobre przygotowanie się do nich. Nie będziemy tutaj wymieniać innych – jeśli zmienisz ten nawyk to i tak będzie bardzo duża zmiana.