Szukamy często winowajcy, który miał wpływ na sytuację w której coś idzie nie tak. Skutkiem tego jest dalszy mechanizm obronny w którym odpowiedzialność kojarzona jest z karą i zagrożeniem. A w konsekwencji trzymamy się od niej daleko, ponieważ nie chcemy przyjmować nieprzyjemnych jej skutków.
Jak stworzyć kulturę w której odpowiedzialność będzie kojarzona pozytywnie a pracownicy będą czuli, że warto być odpowiedzialnym za swoje działania ? Pytanie, które zabiera sen z powiek niejednemu menadżerowi.
Pracodawcy i przełożeni chcą mieć w swoich strukturach pracowników, którzy czują się pewnie w swoich rolach, są niezależni i ponad wszystko mają poczucie odpowiedzialności lub współodpowiedzialności za swoją pracę.
Obserwujemy dosyć często jak menadżerowie są podekscytowani zatrudnieniem kandydata, który w ich oczach na dany dzień spełnia wszystkie oczekiwania danego stanowiska. Następnie pracownik ten zgłasza nowe pomysły, chce się wykazać a wokół słyszy krytykę, wstrzymywanie a na końcu może nawet „To nie twoja firma, będziesz miał swoja to będziesz robił tak jak mówisz” Potem po pół roku słyszymy od takiego menadżera „Zapowiadał się na takiego dobrego pracownika. Wydawało mi się, że jest taki kreatywny jak go rekrutowaliśmy” …..
Jeśli zatrudniłeś kogoś, żeby wykonał daną pracę, zaufaj mu na tyle, by mógł to zrobić.
Zespół i jego członkowie, którzy są właściwie prowadzeni i otrzymuje wsparcie, gwarantują firmie sukces. Ważne jest, by mieli oni silne poczucie wpływu na osiągane cele. Jak tego dokonać ? Zadaniem menedżera powinno być stworzenie środowiska pracy, w którym panują jasne zasady, a każdy członek zespołu ma dobre powody, by pracować na rzecz wspólnego celu.
Niezwykle ważną rolę w budowaniu zaangażowania i odpowiedzialności wśród pracowników odgrywają ich przełożeni. To oni kształtują największe zaangażowanie. Sprawdza się tutaj zdecydowanie zasada – jeśli oczekujesz zaangażowanie to sam musisz być zaangażowany. Dbaj o zaufanie, sprawiedliwość i troszcz się o to, aby pracownicy rozumieli po co mają wykonywać dane zadania.
Badania prowadzone przez Linjuan R. Men (2012) wykazały poza tym, iż ważna w kształtowaniu zaangażowania jest wiarygodność, jaką wśród pracowników cieszą się ich przełożeni. Inne badania z tego samego roku wykazują, że na zaangażowanie ogromny wpływ ma również zaufanie pomiędzy samymi pracownikami. To ono buduje poczucie bezpieczeństwa, które w konsekwencji daje poczucie bezpieczeństwa, pewność wsparcia od współpracowników i co za tym idzie większe zaangażowanie w wykonywaną pracę.
W związku z tym jako Akademia Kompas coraz częściej wchodzimy do organizacji z projektami szkoleniowymi opartymi właśnie na budowaniu wzajemnego zaufania do siebie nawzajem. Obserwujemy jak pracownicy otwierają się w stosunku do siebie, prowadzą bardziej angażujące rozmowy oraz częściej rozmawiają pomiędzy sobą o występujących problemach i szukają możliwości ich rozwiązania.
Oczywiście, że może być tak, że dwóch pracowników ma podobne umiejętności, bierze udział w tych samych szkoleniach, ma podobne perspektywy zawodowe a jednak każdy z nich okazuje inny poziom zaangażowania i odpowiedzialności. Jeden jest usatysfakcjonowany takim rozwojem a drugi nie. Ważne jest tu subiektywne odczucie każdego z nich i chęć rozwoju.
Wszystkie te elementy pokazują nam jak ważna jest rola każdego ogniwa w organizacji, zarówno z poziomu zarzadzania, współpracy jak i indywidualnych preferencji.
Pracownicy, którzy chcą konsultować każde swoje posunięcie, zrzucają winę na osoby trzecie, nie szukają wyjścia z trudnej sytuacji prawie zawsze mają niskie poczucie odpowiedzialności. Menadżer natomiast przy takim zarządzaniu w konsekwencji ma poczucie, że niemal bez przerwy zarządza nie zespołem tylko każdym z zdań osobno. Nie trzeba nawet podkreślać jak dużo swojego czasu poświęca on na konsultacje i decyzje na poziomie pracowników zamiast na realizację celów strategicznych.
Oczywisty jest fakt, że budowanie poczucia odpowiedzialności to kwestia czasu. Łatwiej jest bowiem uczyć kogoś zupełnie od nowa niż oduczać. Jednak jeśli nie rozpoczniemy tego procesu, to nie dokona się zmiana, której oczekujemy.
Jakie jest zadanie menadżera? Silne komunikowanie oczekiwań i utwierdzanie pracowników w przekonaniu, że inicjatywa, sprawczość i odpowiadanie za swoje zadania są po pierwsze interesujące, pobudzające do myślenia i działania, a po drugie – bezpieczne dla nich.
Pracownik powinien mieć poczucie, że w firmie jest „zielone światło” na pomyłki, które w konsekwencji są szansą na doskonalenie swoich umiejętności. Oczywiście nie można zapominać o konsekwencjach tej nauki i uświadamiać pracowników również w tym zakresie. Nadmieniajmy, że odpowiedzialność nie oznacza braku konsekwencji w przypadku źle czy niedbale wykonanego zadania. Takie podejście pozwala uczyć analizy sytuacji, wyciągania wniosków i odpowiedzialnego podejmowania decyzji.
Jeśli menedżer pozostanie na poziomie tylko komunikacji, że oczekuje odpowiedzialności i że jego podwładni mają podejmować decyzje, a w rzeczywistości będzie ich w tym procesie blokował lub wyręczał, to efekt pozostanie mizerny.
Pracownicy The Institute for Employment Studies, jednego z wiodących brytyjskich niezależnych centrów badań rynku pracy wyodrębniają siedem czynników sprzyjających zaangażowaniu pracowników, są nimi :
- Stawiane pracownikowi cele powinny być jasno określone i znaczące.
- Charakter wykonywanej pracy powinien być zgodny z preferencjami pracowników.
- Praca winna dawać możliwość rozwoju.
- Nagrody i pochwały należy dawać w odpowiednim czasie, dostosowując je do indywidualnych potrzeb pracowników.
- Relacja pomiędzy pracownikami powinna opierać się na zasadach asertywności, zaufania i wzajemnego szacunku.
- System komunikacji w firmie powinien opierać się na dwustronnej, otwartej komunikacji.
- Bardzo ważnym elementem jest także inspirujące i wzbudzające zaangażowanie przywództwo.
Aby rozwijać zaangażowanie pracowników, musimy wykonywać działania w tym kierunku. Zatem przyglądajmy się swojemu stylowi zarządzania, obserwujmy na ile ufamy swojemu zespołowi i na ile oddajemy odpowiedzialność za zadania w ich ręce. Aby czuć odpowiedzialność, musimy wiedzieć, że ktoś chce nam ją oddać.